[...] AG
[...] [Sitz]
WKN […]/ISIN
[…]
Hiermit
laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der am [Wochentag, Datum]
um […] Uhr in [Örtlichkeit, Adresse] stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung ein.
Alternativ
bei mehrtägiger Versammlung:
Sollte die Tagesordnung an diesem Tag nicht abschließend behandelt werden
können, wird die Hauptversammlung am [Wochentag,
Datum] um […] Uhr an gleicher Stelle fortgesetzt.
Tagesordnung
(1) Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses
und des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten
Lageberichts der Gesellschaft und des Konzerns [alternativ: des
Lageberichts der Gesellschaft und des Konzernlageberichts] für das
Geschäftsjahr […], des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden
Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4 und 5, 315
Abs. 4 HGB.
Die zu Punkt
1 der Tagesordnung vorgelegten Unterlagen können von der Einberufung der
Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://
[Internetseite der Gesellschaft] eingesehen werden. Die Unterlagen
werden auch in der Hauptversammlung am [Datum der Hauptversammlung]
zugänglich sein und mündlich erläutert werden.
Es ist keine
Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Punkt 1 der Tagesordnung vorgesehen.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den
Konzernabschluss nach §§ 171, 172 Satz 1 AktG gebilligt. Der
Jahresabschluss ist damit nach § 172 AktG festgestellt. Die
Voraussetzungen, unter denen nach § 173 Abs. 1 AktG die
Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung
des Konzernabschlusses zu beschließen hat, liegen nicht vor.
(2) Beschlussfassung über die Verwendung des
Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr […].
Vorstand und
Aufsichtsrat schlagen vor, den für das Geschäftsjahr […] ausgewiesenen
Bilanzgewinn in Höhe von [...] € wie folgt zu
verwenden:
Ausschüttung einer Dividende in Höhe von […] € je Aktie auf die [Anzahl] dividenendenberechtigten [Stamm-]Stückaktien,
insgesamt […] €
Alternativ bei Vorzugsaktien: Ausschüttung einer Dividende in Höhe von […] € je Aktie auf die [Anzahl] dividendenberechtigten,
stimmrechtslosen Vorzugs-Stückaktien, insgesamt […] €
|
Vortrag
auf neue Rechnung |
[…]
€ |
|
Bilanzgewinn |
[…]
€ |
Alternativ
bei eigenen Aktien: Der
Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft derzeit
gehaltenen eigenen Aktien, die gem. § 71b AktG nicht dividendenberechtigt
sind. Sollte sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien bis zur
Hauptversammlung verändern, wird der Hauptversammlung bei unveränderter
Ausschüttung von […] € je
dividendenberechtigter Stückaktie ein auf den Bestand eigener Aktien am
Hauptversammlungstag angepasster Beschlussvorschlag unterbreitet.
(3) Beschlussfassung über die Entlastung der
Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr […].
Vorstand und
Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr […]
für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
(4) Beschlussfassung über die Entlastung der
Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr […].
Vorstand und
Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr
[…] für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
(5) Wahl des Abschlussprüfers und
Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr [neues Geschäftsjahr] [alternativ,
falls prüferische Durchsicht geplant ist: und des
Prüfers für die (ggf.
erfolgende) prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts].
Der
Aufsichtsrat schlägt vor, die […] Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, mit Sitz in
[…], zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das
Geschäftsjahr [neues Geschäftsjahr] (alternativ, falls prüferische
Durchsicht geplant ist: sowie zum Prüfer für die [ggf. erfolgende]
prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts
des Halbjahresfinanzberichts zum [Datum]) zu wählen.
Dieser
Wahlvorschlag ist gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses.
Voraussetzungen für die Teilnahme an
der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur
Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts [bei
Stamm- und Vorzugsaktien: – soweit ein solches besteht-] sind
diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet und
der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben.
Der Nachweis
des Anteilsbesitzes muss durch eine von dem depotführenden Institut in
Textform erstellte und in deutscher oder englischer Sprache abgefasste
Bescheinigung erbracht werden und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der
Hauptversammlung beziehen, das ist
[Wochentag,
Datum], 00:00 Uhr,
(sog.
„Nachweisstichtag“),
Die
Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft
mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am
[Wochentag,
Datum ], 24:00 Uhr
unter
folgender Adresse zugegangen sein:
[...] AG
c/o […] Bank
[Anschrift der
Bank]
Telefax: […]
E-Mail: […]
Aktionäre
können für die Anmeldung die ihnen über ihr depotführendes Institut zugesandten
Formulare zur Eintrittskartenbestellung ausfüllen und an ihr depotführendes
Institut zurücksenden. Das depotführende Institut wird daraufhin die Anmeldung
unter gleichzeitiger Übersendung des Nachweises über den Anteilsbesitz an die
oben aufgeführte Adresse vornehmen. Nach Zugang der Anmeldung und des
Nachweises über den Anteilsbesitz werden den Aktionären Eintrittskarten für die
Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten
sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und
Übersendung des Nachweises über ihren Anteilsbesitz Sorge zu tragen.
Bedeutung des Nachweisstichtags
Im
Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und
die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des
Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem
Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht
keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall
der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem
Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts
ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich,
d.h. Veräußerungen oder sonstige Übertragungen von Aktien nach dem
Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an
der Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt
für den Erwerb und Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die
zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär
werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich
bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat
keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Alternativ (bei Namensaktien):
Zur
Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind
diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tage der Hauptversammlung im
Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich zur Hauptversammlung
angemeldet haben. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens am sechsten
Tage vor der Hauptversammlung, also bis
[Wochentag,
Datum ], 24:00 Uhr
unter der
nachfolgend genannten Adresse zugegangen sein:
[...] AG
c/o […] Bank
[Anschrift der
Bank]
Telefax: […]
E-Mail: […]
Nach
Zugang der Anmeldung werden den Aktionären Eintrittskarten für die
Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten
sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung Sorge
zu tragen.
In dem
Zeitraum ab [Wochentag, Datum ],
00:00 Uhr werden keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen.
Ggf.
bei entsprechender Satzungsregelung: Ist ein Aktionär im eigenen Namen für Aktien, die einem anderen gehören,
verzeichnet, bestehen gem. § […]
der Satzung aus der Eintragung keine Stimmrechte.
Verfahren für die Stimmabgabe durch
Bevollmächtigte
Aktionäre, [nur
bei Namensaktien: die im Aktienregister eingetragen sind und] die nicht
persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht [bei
Vorzugsaktien: bzw. ihr Teilnahmerecht] in der Hauptversammlung auch durch
einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch ein Kreditinstitut, eine
Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch
in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung [nur
bei Inhaberaktien: und ein Nachweis des Anteilsbesitzes] nach den
vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Vollmachten,
die nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der
gem. aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellten Personen oder
Institutionen erteilt werden, ihr Widerruf und der Nachweis der
Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Erklärung
der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber
der Gesellschaft erfolgen. Für die Erklärung einer Vollmachtserteilung
gegenüber der Gesellschaft, den Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht und
die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung bietet die Gesellschaft
folgende (auch elektronische) Adresse an:
[...] AG
[Anschrift]
Telefax: […]
E-Mail: […]
Der Nachweis
einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann gegenüber der
Gesellschaft dadurch geführt werden, dass dieser die Vollmacht am Tag der
Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist. Erfolgt die Erteilung der
Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein
gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht.
Wir bitten
unsere Aktionäre, Vollmachten, Nachweise der Bevollmächtigung und den Widerruf
von Vollmachten, soweit diese postalisch oder per Telefax übermittelt werden,
bis
[Datum,
z. B. zwei Tage vor der Hauptversammlung], 24:00 Uhr (Eingang),
der
Gesellschaft zu übermitteln.
Formulare
zur Vollmachtserteilung erhalten die [nur bei Namensaktien: im
Aktienregister eingetragenen] Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte,
die ihnen nach form- und fristgerechter Anmeldung [nur bei Inhaberakten:
und Nachweis über den Anteilsbesitz] zugesandt wird. Sie stehen auch unter
http://[Internetseite der Gesellschaft mit Pfadangabe] zum
Download zur Verfügung.
Für die
Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder anderen,
diesen gem. § 135 Abs. 8 und Abs. 10 i. V. m.
§ 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen sowie
für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können
Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall
rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und
Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen. [Nur bei Namensaktien:
Ist ein Kreditinstitut im Aktienregister eingetragen, so kann dieses das
Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung
des Aktionärs ausüben.]
Darüber
hinaus bieten wir Aktionären, [nur bei Namensaktien: die im
Aktienregister eingetragen sind und] die sich fristgerecht zur
Hauptversammlung angemeldet [nur bei Inhaberaktien: den Nachweis des
Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen geführt] haben und zur
Hauptversammlung erschienen sind, an, die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des
Stimmrechts zu bevollmächtigen.
Auch in
diesem Fall müssen sich die Aktionäre fristgerecht zur Hauptversammlung
anmelden [nur bei Inhaberaktien: und zusätzlich den Nachweis des
Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen führen]. Die von der
Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer
Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die
von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur
Stimmrechtsausübung befugt. Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft ebenfalls in Textform
übermittelt werden. Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung bevollmächtigen möchten,
werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, die Vollmachten nebst
Weisungen spätestens bis
[Datum
z. B. zwei Tage vor der Hauptversammlung], 24:00 Uhr (Eingang),
postalisch,
per Telefax oder per E-Mail an folgende Adresse zu übermitteln:
[...] AG
[Anschrift
der Gesellschaft]
Telefax: […]
E-Mail: […]
Formulare
zur Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre ebenfalls zusammen mit der
Eintrittskarte, die ihnen nach form- und fristgerechter Anmeldung und Nachweis
über den Anteilsbesitz zugesandt wird. Sie stehen auch unter http://[Internetseite
der Gesellschaft mit Pfadangabe] zum Download zur Verfügung.
Bevollmächtigt
ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere
von diesen zurückweisen.
Alternativ bei entsprechender Satzungsregelung zur
Stimmabgabe durch Briefwahl:
Verfahren
für die Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre
[nur bei Namensaktien: die
im Aktienregister eingetragen sind,] können ihr Stimmrecht in der
Hauptversammlung, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, durch Briefwahl
ausüben. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung zur
Hauptversammlung [nur bei Inhaberaktien: und ein Nachweis des
Anteilsbesitzes] nach den vorstehenden Bestimmungen notwendig.
Die
Stimmabgabe durch Briefwahl muss der Gesellschaft spätestens am
[Wochentag,
Datum ], 24:00 Uhr
unter der
folgenden Adresse zugegangen sein:
[...] AG
[Anschrift der
Gesellschaft]
Telefax: […]
E-Mail: […]
Auch
bevollmächtigte Kreditinstitute und sonstige nach § 135 Abs. 8 AktG
gleichgestellte Vereinigungen und Personen können sich der Möglichkeit zur
Briefwahl bedienen.
Formulare
zur Briefwahl erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, die ihnen
nach form- und fristgerechter Anmeldung [nur bei Inhaberaktien: und
Nachweis über den Anteilsbesitz] zugesandt wird. Sie stehen auch unter
http://[Internetseite der Gesellschaft mit Pfadangabe] zum
Download zur Verfügung.
Rechte der Aktionäre
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122
Abs. 2 AktG
Aktionäre,
deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den
anteiligen Betrag von 500 000 € (das sind
[...] Aktien) erreichen („Quorum“), können gem. § 122 Abs. 2 AktG
verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage
beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an den Vorstand
([...] AG, Der Vorstand, [Anschrift der Gesellschaft]) zu richten und
muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der
Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also
spätestens bis
[Wochentag,
Datum], 24:00 Uhr (Eingang),
zugehen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von
Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Jeder
Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und
Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung zu stellen. Jeder
Aktionär kann auch Wahlvorschläge [ggf. zur Wahl von
Aufsichtsratsmitgliedern und/oder zur Wahl von Abschlussprüfern]
unterbreiten. Die Gesellschaft macht gem. § 126 Abs. 1 AktG
Gegenanträge einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer
etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft
unter http://
[Internetseite der Gesellschaft] zugänglich, wenn ihr die Gegenanträge
mit einer Begründung mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag
der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also
spätestens bis
[Wochentag,
Datum], 24:00 Uhr (Eingang),
unter der
folgenden Adresse zugegangen sind:
[...] AG
[Anschrift der
Gesellschaft]
Telefax: […]
E-Mail: […]
Anderweitig
adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Auskunftsrecht nach § 131
Abs. 1 AktG
Jedem
Aktionär ist gem. § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung
vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit
die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung
erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen
und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen
Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen
Unternehmen, da der Hauptversammlung zu Punkt 1 der Tagesordnung auch der
Konzernabschluss und der Konzernlagebericht vorgelegt werden.
Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im
Rahmen der Aussprache zu stellen.
Weitergehende Erläuterungen der Rechte der Aktionäre
Weitergehende
Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2,
§ 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich
unter http://[Internetseite der Gesellschaft mit Pfadangabe].
Informationen auf der Internetseite,
Unterlagen
Den
Aktionären sind die Informationen zur Hauptversammlung nach § 124a AktG
auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://[Internetseite der
Gesellschaft mit Pfadangabe] zugänglich. Alternativ bei entsprechender
Satzungsregelung zur Übertragung der Hauptversammlung:
Übertragung
der Hauptversammlung
Alle
Aktionäre unserer Gesellschaft sowie die interessierte Öffentlichkeit können
auf Anordnung des Vorstands die Hauptversammlung am [Datum der Hauptversammlung] ab [Uhrzeit]
in voller Länge [alternativ: die Eröffnung der Hauptversammlung
sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden] auf der Internetseite der
Gesellschaft (http://www.[…])
im Internet verfolgen. Die Eröffnung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter
sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden stehen auch nach der Hauptversammlung
als Aufzeichnung zur Verfügung.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das Grundkapital
der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
[...] € und ist eingeteilt in [...] [Stamm-]
Stückaktien [bei Vorzugsaktien: und […] stimmrechtslose
Vorzugs-Stückaktien]. Grundsätzlich gewährt jede [Stamm-] Stückaktie
eine Stimme. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der
Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit […].
Alternativ bei Vorzugsaktien: Die Gesamtzahl der Aktien beträgt damit [….] Stückaktien, stimmberechtigt sind […]
Stamm-Stückaktien.
Bei
eigenen Aktien: Diese
Gesamtzahl schließt die zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
gehaltenen […] eigenen
Aktien der Gesellschaft mit ein, aus denen der Gesellschaft aufgrund der
gesetzlichen Regelung keine Rechte zustehen. Insbesondere ruht das Stimmrecht
aus diesen Aktien.
[Ort],
im [Monat]
[...] AG
Der Vorstand