Muster 5

Muster 5.3: Vollmachts- und Briefwahlformular

I. Mustertext

[...] AG, [Ort]

Ordentliche Hauptversammlung am [Datum]

Vollmachtsformular – Bitte l e s e r l i c h und in DRUCKBUCHSTABEN ausfüllen

Dieses Formular ersetzt nicht die ordnungsgemäße Anmeldung zur Versammlung.

Bitte beachten Sie auch die nachfolgenden Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsvertretung.

Person des Erklärenden


Nachname bzw. Firma*		Eintrittskarte Nr.*

Vorname*		Anzahl Aktien*

PLZ/Ort*		E-Mail und Telefonnummer (tagsüber) für Rückfragen

* Angaben entnehmen Sie bitte der Eintrittskarte zur Versammlung

1. Vollmacht an einen Dritten

Ich/Wir bevollmächtige(n)

Nachname, Vorname PLZ, Wohnort

mich/uns in der Hauptversammlung der [...] AG am [Datum] zu vertreten. Die Vollmacht bedeutet den Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht und umfasst die Ausübung sämtlicher versammlungsbezogener Rechte einschließlich der Erteilung einer Untervollmacht.

Ort, Datum, Unterschrift(en) bzw. Abschluss der Erklärung i. S. v. § 126b BGB

2. Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Ich/Wir bevollmächtige(n) Herrn […], [Ort], und Frau […], [Ort], (Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft), jeweils einzeln und mit dem Recht zur Unterbevollmächtigung, mich/uns in der Hauptversammlung der […] AG am [Datum] unter Offenlegung meines/unseres Namens [alternativ: ohne Offenlegung meines/unseres Namens, d.h. im Namen dessen, den es angeht,] zu vertreten und das Stimmrecht für mich/uns gem. meinen/unseren nachstehenden Weisungen auszuüben.

o Ich/Wir erteile(n) Weisung in allen Punkten für die Vorschläge der Verwaltung zu stimmen, soweit nicht nachstehend zu einzelnen Beschlussvorschlägen gesondert Weisung erteilt wird.

o Ich/Wir erteilen Einzelweisungen wie nachstehend angegeben:

Beschlussvorschläge gem. elektronischem Bundesanzeiger		Ja		Nein
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns		o		o
	3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr […]		o		o
	4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr […]		o		o
5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr […]		o		o

Datum, Unterschrift(en) bzw. Abschluss der Erklärung i. S. v. § 126b

Alternativ bei Briefwahl:

3. Briefwahl

Ich/Wir komme(n) nicht selbst zur Hauptversammlung, stimme(n) aber per Briefwahl ab wie nachstehend angegeben

o Stimmabgabe in allen Punkten für die Vorschläge der Verwaltung, soweit nicht nachstehend zu einzelnen Beschlussvorschlägen gesondert abgestimmt wird.

o Stimmabgabe wie nachstehend angegeben:

*Beschlussvorschläge gem. elektronischem Bundesanzeiger*		Ja		*Nein*
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns		o		o
	3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr […]		o		o
	4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr […]		o		o
5. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr […]		o		o

___________________________________________________________

Datum, Unterschrift(en) bzw. Abschluss der Erklärung i. S. v. § 126b BGB

Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsvertretung [alternativ: sowie zur Stimmabgabe durch Briefwahl]

Das Recht an der Hauptversammlung teilzunehmen und das Stimmrecht auszuüben, kann wahrgenommen werden, indem Sie persönlich zur Hauptversammlung erscheinen, einen Dritten bevollmächtigen, der die Hauptversammlung besucht oder den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern Vollmacht und Weisungen erteilen. [Alternativ: Sie können Ihr Stimmrecht auch im Wege der Briefwahl abgeben, ohne an der Hauptversammlung vor Ort teilnehmen zu müssen]

In allen Fällen [bei Namensaktien: müssen Sie im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sein und] ist eine form- und fristgerechte Anmeldung] [bei Inhaberaktien: und ein form- und fristgerechter Nachweis des Anteilsbesitzes] nach den in der Einberufung genannten Bestimmungen erforderlich. Für die Anmeldung [nur bei Inhaberaktien: und den Nachweis] gilt die in der Einberufung genannte Frist [Wochentag, Datum, Uhrzeit]). [Nur bei Inhaberaktien: Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erfolgen üblicherweise über die depotführenden Institute. Bitte kontaktieren Sie daher frühzeitig Ihr depotführendes Institut. Ihr depotführendes Institut wird dann die Ausstellung und Übersendung einer Eintrittskarte veranlassen.] Der Eintrittskarte ist ebenfalls ein – dem vorliegenden Formular inhaltlich entsprechendes – Vollmachts[alternativ: – und Briefwahl]Formular beigefügt.

Hinweise zum Vollmachts[alternativ: – und Briefwahl]formular

Das Vollmachts[alternativ: – und Briefwahl]formular ersetzt nicht die ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung. Die erforderlichen Angaben zur Person des Erklärenden entnehmen Sie bitte Ihrer Eintrittskarte. Sofern eine eindeutige Zuordnung des Formulars zur Anmeldung aufgrund unvollständiger oder unleserlicher Angaben nicht möglich sein sollte, kann das Stimmrecht durch den Bevollmächtigten in der Hauptversammlung nicht ausgeübt werden [alternativ: eine Stimmabgabe durch Briefwahl nicht erfolgen]. Das Formular ist nicht zwingend. Sie können auch das auf der Eintrittskarte aufgedruckte Formular oder eine sonstige Erklärung in Textform verwenden. Hierbei gelten obige Ausführungen zur Zuordnung der Vollmacht [Stimmabgabe durch Briefwahl] zu einer Anmeldung.

1. Stimmrechtsvertretung durch einen bevollmächtigten Dritten

Wenn Sie einen Dritten bevollmächtigen möchten, bitten wir Sie, das vorstehende Formular „Vollmacht an einen Dritten“ zu verwenden.

Vollmachten, die nicht an ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der gem. aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellten Personen oder Institutionen erteilt werden, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Für die Erklärung einer Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, den Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht und die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung bietet die Gesellschaft folgende (auch elektronische) Adresse an::

[...] AG

[Anschrift]

Telefax: […]

E-Mail: […]

Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann gegenüber der Gesellschaft dadurch geführt werden, dass dieser die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist. Erfolgt die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht.

Wir bitten unsere Aktionäre, Vollmachten, Nachweise der Bevollmächtigung und den Widerruf von Vollmachten, soweit diese postalisch oder per Telefax übermittelt werden, bis

[Datum z. B. zwei Tage vor der Hauptversammlung], 24:00 Uhr (Eingang),

der Gesellschaft zu übermitteln.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Bevollmächtigten zurückweisen.

Auch nach Erteilung von Vollmachten sind Sie zur persönlichen Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt. Hierzu muss jedoch die im Vorfeld der Hauptversammlung erteilte Vollmacht in Textform widerrufen werden. Entsprechende Formulare stehen am Tag der Hauptversammlung am Anmeldeschalter zur Verfügung.

Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder anderen, diesen gem. § 135 Abs. 8 und Abs. 10 i. V. m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen. [Bei Namensaktien: Ist ein Kreditinstitut im Aktienregister eingetragen, so kann dieses das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.]

2. Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Wenn Sie nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen und auch keinen Dritten bevollmächtigen, können Sie Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen.

Wenn Sie die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bereits vor der Hauptversammlung bevollmächtigen wollen, bitten wir Sie, das vorstehende Formular „Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft“ zu verwenden. Ein entsprechendes Formular wird auch postalisch zusammen mit der Eintrittskarte zur Verfügung gestellt.

Erteilen Sie hierbei bitte zu allen Beschlussvorschlägen eine Weisung. Ihre Weisung bezieht sich jeweils auf den im elektronischen Bundesanzeiger zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung veröffentlichten Beschlussvorschlag. Kreuzen Sie bitte bei Zustimmung das JA-Feld und bei Ablehnung das NEIN-Feld an. Wenn Sie keine Markierung vornehmen, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sich in der betreffenden Abstimmung der Stimme enthalten. Doppelmarkierungen werden als ungültig gewertet.

Sollte zu einem bestimmten Beschlussgegenstand eine Einzelabstimmung erforderlich werden, gilt die zu diesem Beschlussgegenstand erteilte Weisung entsprechend für jeden abzustimmenden Unterpunkt.

Die Stimmabgabe zu Tagesordnungspunkt 2 gilt auch für den Fall, dass der Hauptversammlung auf Grund einer Veränderung der Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet wird.

Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bitten wir bis spätestens [Datum z. B. zwei Tage vor der Hauptversammlung], 24:00 Uhr, (Eingang) postalisch, per Telefax oder per E-Mail an folgende Adresse zu übermitteln:

[...] AG

[Straße]

[Ort]

Telefax: [...]

E-Mail: [...]

Wenn wir Vollmacht/Weisungen auf mehreren Übermittlungswegen mit voneinander abweichenden Weisungen erhalten, werden wir die zuletzt erteilte Vollmacht/Weisung als vorrangig betrachten.

Auch nach Erteilung von Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind Sie zur persönlichen Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt. Hierzu muss jedoch die im Vorfeld der Hauptversammlung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilte Vollmacht in Textform widerrufen werden. Entsprechende Formulare für den Widerruf der ursprünglich erteilen Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft stehen am Tag der Hauptversammlung am Anmeldeschalter zur Verfügung.

Zugänglich zu machende Anträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären (Gegenanträge) können Sie im Internet einsehen unter: [Internetseite der Gesellschaft mit Pfadangabe]. Etwaigen Gegenanträgen, die ausschließlich auf Ablehnung des Vorschlags der Verwaltung zu einem Tagesordnungspunkt gerichtet sind, können Sie sich dadurch anschließen, dass Sie eine Abstimmungsweisung entgegen dem Verwaltungsvorschlag erteilen.

Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft umfassen mangels ausdrücklicher Weisungen keine Abstimmungen über weitergehende Anträge wie etwa inhaltlich über die bloße Ablehnung des Verwaltungsvorschlags hinausgehende Gegenanträge oder Verfahrensanträge. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden sich in diesen Fällen in der Abstimmung der Stimme enthalten.

Bitte beachten Sie, dass die Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausschließlich eine weisungsgebundene Stimmrechtsausübung beinhaltet. Hierüber hinaus gehende Aufträge wie etwa zum Stellen von Anträgen, Fragen oder zur Abgabe von Erklärungen können mittels Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nicht erteilt werden. Sofern Sie die Ausübung Ihrer Aktionärsrechte über den beschriebenen Rahmen hinaus wünschen, können Sie Ihre Rechte selbst ausüben oder einen Dritten bevollmächtigen.

Alternativ bei Stimmabgabe durch Briefwahl:

3. Stimmabgabe durch Briefwahl

Wenn Sie nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen und auch keinen Dritten bevollmächtigen bzw. Vollmacht/Weisungen an Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, können Sie Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Briefwahl ausüben.

Zur Abgabe Ihrer Briefwahlstimme bitten wir Sie, das vorstehende Formular „Stimmabgabe durch Briefwahl“ zu verwenden. Ein entsprechendes Formular wird auch postalisch zusammen mit der Eintrittskarte zur Verfügung gestellt.

Stimmen Sie bitte zu allen Beschlussvorschlägen ab. Ihre Abstimmung bezieht sich jeweils auf den im elektronischen Bundesanzeiger zusammen mit der Einberufung der Hauptversammlung veröffentlichten Beschlussvorschlag. Kreuzen Sie bitte bei Zustimmung das JA-Feld und bei Ablehnung das NEIN-Feld an. Wenn Sie keine Markierung vornehmen, enthalten Sie sich der Stimme. Doppelmarkierungen werden als ungültig gewertet.

Sollte zu einem bestimmten Beschlussgegenstand eine Einzelabstimmung erforderlich werden, gilt die zu diesem Beschlussgegenstand erteilte Weisung entsprechend für jeden abzustimmenden Unterpunkt.

Die Stimmabgabe durch Briefwahl muss der Gesellschaft spätestens am

[Wochentag, Datum ], 24:00 Uhr

unter der folgenden Adresse zugegangen sein:

[...] AG

[Anschrift der Gesellschaft]

Telefax: […]

E-Mail: […]

Auch bevollmächtigte Kreditinstitute und sonstige nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Vereinigungen und Personen können sich der Möglichkeit zur Briefwahl bedienen.

Wenn wir Stimmabgaben auf mehreren Übermittlungswegen mit voneinander abweichenden Abstimmungen erhalten, werden wir die zuletzt abgegebene Stimme als vorrangig betrachten.

Auch nach Ihrer Stimmabgabe durch Briefwahl sind Sie zur persönlichen Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt. Hierzu muss jedoch die im Vorfeld der Hauptversammlung erfolgte Stimmabgabe widerrufen werden. Entsprechende Formulare für den Widerruf der Stimmabgabe stehen am Tag der Hauptversammlung am Anmeldeschalter zur Verfügung.

Zugänglich zu machende Anträge bzw. Wahlvorschläge von Aktionären (Gegenanträge) können Sie im Internet einsehen unter: [Internetseite der Gesellschaft mit Pfadangabe]. Etwaigen Gegenanträgen, die ausschließlich auf Ablehnung des Vorschlags der Verwaltung zu einem Tagesordnungspunkt gerichtet sind, können Sie sich dadurch anschließen, dass Sie gegen den Verwaltungsvorschlag stimmen.

Bitte das Formular l e s e r l i c h und in DRUCKBUCHSTABEN ausfüllen.